Gesprek 1: het intakegesprek (ORI 2.0)

(leestijd: 15min)

Doel van het Intakegesprek:

De doelstelling van het intakegesprek is tweeledig.

• Enerzijds probeer je als oriëntatiecoach een vertrouwensrelatie te scheppen met de werkzoekende door hem/haar actief te betrekken bij het proces. Dit doe je door ruimte te nemen om in contact te gaan met elkaar en zo een sfeer van vertrouwen en veiligheid op gang te brengen. Maak een inschatting over de manier de werkzoekende in dit traject staat: voor veel deelnemers voelt de periode na een ontslag aan als een ‘zwart gat’. Om vooruitgang te maken, is het belangrijk dat je als oriëntatiecoach zicht hebt op de mate waarin de deelnemer uitkijkt (of niet) naar deze (her-)oriëntatie

• Anderzijds zijn er inhoudelijke doelen die onderscheiden moeten worden: een helder beeld krijgen van eigenlijke vragen van de deelnemer en het formuleren van concrete begeleidingsdoelen. Dit doe je aan de hand van een duidelijke contracting, met name, door duidelijkheid te scheppen over doelen, verwachtingen, rollen en aanpak, rechten en plichten… Voor veel werkzoekenden is het gegeven van een oriëntatiecoach iets heel nieuws. We geven dus extra focus op wat een oriëntatiecoach is, wat de aanpak is, op welke manier dit voor de deelnemer aanvoelt, … Als oriëntatiecoach wil je bijvoorbeeld een eerste zicht krijgen op volgende thema’s:

• Loopbaan- en studieverleden
• Interesses en belangrijke ervaringen buiten de loopbaan
• Competenties (zowel generiek als naar specifieke beroepen toe)
• Kennis
• Vaardigheden
• Attitude
• Talenten
• Mogelijke drempels naar de arbeidsmarkt toe
• Fysieke of mentale klachten (vb. fysieke problemen ten gevolge van
  specifieke job)
• Gezinssituatie en kinderopvang
• Financiële situatie (enkel de impact op de loopbaan en loopbaankeuzes)
• Motivatie naar de begeleiding toe, gekoppeld engagement en verplichte
  aanwezigheden

begeleidingsnoden van werkzoekende in kaart brengen. Duidelijkheid scheppen over het ORI 2.0 traject + verloop ervan

Structuur van het intakegesprek:

Hierbij komen 5 belangrijke stappen aan bod:

1. kennismaking en introductie
2. Heden: studie, werk en privé
3. Het Verleden (kort): studie, werk en privé
4. begeleidingsdoelen
5. afronding

1. kennismaking en introductie (eerste 5 minuten)

Hier worden de werkwijze, doel, aard en vertrouwelijkheid van het intakegesprek verduidelijkt. Beschrijf belangrijke informatie met betrekking tot je rol als oriëntatiecoach in deze begeleiding, duidt ook de inzet en het engagement dat van de werkzoekende verwacht wordt. We baseren ons op het procesbegeleidingsmodel, dat in contrast staat met het adviesmodel (of diagnose-receptmodel = een diagnose wordt gesteld waarop een passend recept geformuleerd wordt door de oriëntatiecoach). Bij het procesbegeleidingsmodel gaat men uit van de keuzevrijheid en activering van de deelnemer, waarbij de oriëntatiecoach alle tools aanlevert om de deelnemer tot zijn doelen te brengen. Kader dit ook naar de werkzoekende toe!
Als oriëntatiecoach ben je expert van het proces, de deelnemer van de inhoud. We streven maximaal naar zelfsturing en het in handen nemen van de eigen loopbaan. Vanuit ervaring merken we dat het zeer belangrijk is de verwachtingen langs beide kanten duidelijk te formuleren. Zo gaan deelnemers initieel vaak uit van het adviesmodel, waarin de deelnemer zijn probleem formuleert en een miraculeuze oplossing verwacht van de oriëntatiecoach. Het is belangrijk juiste verwachtingen te installeren, zodat beide partijen een realistisch beeld hebben van de doelstelling, verloop en uitkomst van de begeleiding. Het zal belangrijk zijn om hier concrete afspraken rond te maken zodat het engagement langs beide kanten wordt uitgesproken.

Zorg dus voor een “1-minute presentation” met een duidelijke:

• contacting: ontvang de werkzoekende (bv: hallo en welkom op het intakegesprek), stel ze even op het gemak (bv: hoe voel je je op dit moment? Klaar voor het gesprek? Zie je het zitten?)
• contracting: kader het doel van dit gesprek (bv: het gesprek van vandaag is een eerste kennismaking, we hebben ongeveer 1u de tijd, in de eerste 10min wil ik je toelichten wat het doel is van het ORI 2.0 traject, wat de rol is van Obelisk als partner van VDAB en tenslotte wat VDAB van jou verwacht en wat je van mij mag verwachten als coach. Ik neem dan graag een 30 min de tijd om te luisteren naar jouw verhaal en een inschatting te maken van jouw persoonlijke begeleidingsnoden. Op het einde van het gesprek heb ik nog een 10tal minuten nodig om de administratie met je af te handelen om het traject vlot te kunnen opstarten.)
• Kadering over de samenwerking met VDAB en het project ORI 2.0: informeer de werkzoekende over het verloop van het traject (we hebben 45 dagen, we gaan ongeveer 6 gesprekken samen doen, doel is om 2 realistische jobdoelen te formuleren, realistisch = een job die beantwoord aan de 5 criteria van VDAB – voldoende vacatures, je hebt de competenties of bent bereid ze op korte termijn bij te schaven, je voelt voldoende motivatie, geen belangrijke randvoorwaarden die je belemmeren in het uitoefenen van de job, fysieke afstand is niet te groot), verwachting van VDAB (rechten en plichten als werkzoekende kaderen, verplichte aanwezigheid en verslag achteraf)
  

Een goed voorbeeld van een 1-minute presentation:

2. Heden: studie, werk en privé (5-10 minuten)

Dit deel van het intakegesprek heeft als doel de aanleiding en de achtergrond van de huidige probleemstelling te verkennen. Het is van belang in te schatten in welke mate de deelnemer al dan niet volledig vrijwillig in de begeleiding terecht is gekomen. Voelt de deelnemer vb. druk van externen (ouders, vrienden, familie, Rva, Vdab), financiële druk, kwetsuren die de carrière belemmeren? Indien de deelnemer druk ervaart vanuit derden, is het aangeraden hierbij stil te staan, weerstand te benoemen, te erkennen en te analyseren. Op basis daarvan kunnen afspraken met betrekking tot inzet en engagement gemaakt worden.

Bijvoorbeeld: ‘Op welke manier kan de begeleiding voor jou nuttig worden? Wat kan de oriëntatiecoach voorzien? Wat kan de werkzoekende zelf doen?’.

Verder is het belangrijk te bekijken welke inspanningen de werkzoekende zelf al gedaan heeft. Welke stappen heeft hij/zij al
genomen en wat was het resultaat daarvan?

Drempels kunnen worden blootgelegd, alsook op welke manier de deelnemer best begeleid wordt. Daarnaast staan we extra stil bij drempels naar een arbeidsmarkt gerichte job: zoals, studies die minder arbeidsmarktgericht zijn, persoonsgebonden aspecten (vb. enkel vasthangen aan jobdoelwitten die met een passie te maken hebben, motivatie voor verbreding van jobdoelwit…).

We schatten in dat voor veel deelnemers het belangrijk zal zijn om het heden te verbreden: de opgedane competenties of het onbenutte potentieel terug op tafel leggen en bekijken wat je daar allemaal mee kan doen binnen de arbeidsmarkt van vandaag.

TIP! Zorg dat je hierbij “empowerend” blijft werken (denk aan appreciative inquiry) waarbij we de werkzoekende willen helpen om meer greep te krijgen op de eigen situatie en omgeving. We willen de werkzoekende stimuleren om hierin zelf verantwoordelijkheid te nemen om beslissingen te maken.

We merken vanuit onze ervaring dat werkzoekenden zich vaak identificeren deelnemers met de jobs uit het verleden. Het zal dan ook belangrijk zijn om hun identiteit te verbreden en samen met hen op zoek te gaan naar wie ze nog zijn buiten die jobs. bijvoorbeeld: Welke rollen nemen ze nog op in hun leven? Welke rollen willen ze naar de toekomst toe vaker opnemen?

3. Het verleden (kort): studie, werk en privé (5-10 minuten)

Het doel van deze stap is het verkrijgen van een duidelijk totaalbeeld van de deelnemer om zijn huidige loopbaanvraag beter te kunnen kaderen. Het is belangrijk te analyseren op welke manier de deelnemer tot zijn/haar studiekeuze of jobkeuze is gekomen. Daarnaast is het van belang door te vragen op de elementen van werk/jobs/werkervaring/studie waarbij de deelnemer zich goed voelde (‘energiegevers’) alsook welke elementen ‘energievreters’ zijn.

We zullen ervaring breed interpreteren: nl. kijken naar competenties die verworven zijn en nuttig kunnen ingezet worden in andere sectoren of functies. We willen ook zicht krijgen of de deelnemer in het verleden al gewerkt heeft, ervaring heeft met solliciteren etc.

Richtvragen die je hierbij kan stellen:
Welke studies heb je gedaan? Wat deed je graag? Wat minder?
Welke jobs heb je tot nu gehad? Voor elke job:
Hoe was het? Wat deed je graag? Wat deed je minder graag?

Stel in een ideale wereld dat er geen beperkingen waren (tijd, geld, talententen in overvloed) wat zou dan je droomjob zijn? (Dit vertelt vaak iets over de persoon, o.a. wat zijn een paar interesses/talenten zijn)

Tijdens de intake bevragen we of hier ook begeleidingsnoden (op vlak van solliciteren) liggen. Deze zullen, pas expliciet opgenomen worden indien werk de doelstelling is van het actieplan. Aangezien deze begeleiding enkel oriënterend is, zullen we tijdens de begeleiding geen specifieke antwoorden bieden op deze vragen, maar worden ze opgenomen bij de SMART doelstellingen, zodat de deelnemer en/of de bemiddelaar hiermee verder kan. Snelle tips en doorverwijzingen doen we uiteraard wel.

4. begeleidingsdoelen (5-10 minuten)

Op basis van de voorgaande stappen in de intake formuleer je samen met de werkzoekende concrete loopbaanvragen en bijbehorende doelstellingen.

Richtvragen die je hierbij kan stellen zijn bijvoorbeeld:
Wanneer zou de begeleiding voor jou volledig geslaagd zijn?
Wat heb je nodig om op dat punt te komen? Wat wil je graag aan het einde van ons traject samen helder krijgen?
Wat brengt jou in dit traject vandaag? Wat zou je er graag uit willen halen (kwa resultaat)?

De loopbaanvraag of doelstelling voor het ORI 2.0 wordt onderverdeeld in haalbare stappen en een concrete output per stap.

De schaalmethode kan helpend zijn om je loopbaanvraag in haalbare stappen te verdelen. Bij de schaalmethode wordt een schaal getoond van 0 tot 10, waarbij 0 staat voor ‘Ik weet absoluut niet waar ik naartoe kan met betrekking tot een job’ en 10 staat voor ‘Ik weet wat mijn jobdoel is en op welke manier ik dit kan bereiken.’ Er wordt gevraagd aan de werkzoekende waar hij/zij zich op dit moment positioneert en op welke manier een punt hoger kan gegaan worden. Op die manier worden vage doelen geconcretiseerd in haalbare en meetbare fasen.

Begeleidingsdoelen moeten positief en concreet geformuleerd worden. Positief wil zeggen: in constructieve bewoordingen, vb. “Ik wil zicht krijgen op mijn persoonlijke sterktes, vaardigheden en talent.

Concreet wil zeggen: SMART geformuleerd, nl. specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. bijvoorbeeld “Ik wil de zorgsector onderzoeken door 3 verschillende vacatures van verpleegkundige door te nemen tegen het volgende loopbaangesprek op 23/10/2020. Daarbij wil ik 10 voordelen en 10 nadelen geformuleerd hebben.”

LET OP! Begeleidingsdoelen zijn dynamisch: dat wil zeggen dat deze vaak aangevuld worden, soms aangepast of verfijnd worden gedurende de hele begeleiding. “De vraag achter de vraag” komt vaak pas later in een begeleiding aan bod. Vul ze steeds aan in het persoonlijk ontwikkelplan! Het is niet altijd gemakkelijk voor de werkzoekende om doelstellingen te formuleren. Om die reden kunnen we ook een voorbeeldtraject laten zien van een andere deelnemer. Dit kan soms inspirerend werken. Hieronder zie je een voorbeeldtraject vanuit oriëntatiebegeleiding met verschillende doelstellingen.

5. afronding (5-10 minuten)

Tijdens de slotfase van het intakegesprek wordt stilgestaan bij:

de reflectie op de werkwijze en de doelstellingen:

Heeft de werkzoekende zin om eraan te beginnen? Is de werkzoekende positief, hoopvol, pessimistisch, teleurgesteld, boos,
sceptisch, afwachtend of ondernemend? Op welke manier heeft de werkzoekende het eerste gesprek ervaren? Zijn er nog vragen of twijfels waar de werkzoekende mee zit?

Daarnaast komen praktische zaken aan bod, zoals de data en instrumenten van de begeleiding. We bevragen ook expliciet de digitale vaardigheden van de deelnemer, om hier ondersteuning te kunnen voorzien indien nodig.

Vraag aan de werkzoekende of zij/hij nog vragen en onderwerpen zelf wil aanbrengen

Zorg tenslotte dat je voor het afronden van het gesprek volgende afministratie nog doet:

• geef aan dat je met hen nog belangrijke administratie moet afwerken om het traject officieel te starten:
  • plan minstens 5 vervolgafspraken in de planningstool
  • accepteer de doorverwijzing
  • maak de opdracht “bevestig de opstart van de bemiddeling bij de partner van VDAB” aan en noteer in deze afspraak de datum en tijdstip van de vervolgafspraken alsook of je elkaar fysiek of digitaal zal ontmoeten. bewaar de opdracht.
  • vraag aan de werkzoekende om in te loggen op zijn/haar MLP dossier (doe dit terwijl de werkzoekende bij jou zit)
  • vraag aan de werkzoekende om de opdracht af te werken in zijn/haar MLP
  • wanneer de opdracht afgewerkt is maak je meteen de begeleidingslijn aan
• Opvolgmail na gesprek 1
  • Herhaal de data van de geplande afspraken (dit kan je copy-pasten uit de opdracht “bevestig opstart van de bemiddeling bij de partner van VDAB”)
  • bezorg een overzicht van de testen/tools/opdrachten die de werkzoekende dient te voltooien tegen volgende keer, voorbeelden: beroepeninteressetest van VDAB, 16 personalities, talententest, loopbaanankers

Methodieken om begeleidingsnoden in kaart te brengen

De persoonlijke situatie en begeleidingsnoden brengt de oriëntatiecoach samen met de deelnemer op drie manieren in kaart.

1. Ten eerste via het MLP dossier van de deelnemer.
2. Ten tweede via een online intakeformulier dat de deelnemer invult als voorbereiding op het intakegesprek.
3. Ten derde via het intakegesprek van één uur. Omdat dit het belangrijkste moment is om de begeleiding op maat te maken, gaan we er hieronder dieper op in.

Hier vind je de interviewleidraad op teams: https://obelisk01.sharepoint.com/:w:/s/ORI2.0/EZB5AXcKOexFjVH5wNB_husBV6yOc86nflqguu4N1o0fRQ?e=gEaQ52