GDPR regels

Bij het schrijven van je POP is het belangrijk dat je rekening houdt met GDPR-regels. Om de privacy van de coachee te bewaken mag je niet zomaar alles dat tijdens de gesprekken aan bod komt in een POP verwerken of op mail zetten. Hierbij gaat het vooral om gevoelige gegevens.

Wat zijn gevoelige gegevens?

• afkomst, opvattingen, godsdienst of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap, seksuele beleving
• gezondheidsgegevens
• strafrechtelijke gegevens

Gevoelige gegevens dien je zo minimaal mogelijk te verwerken en enkel wanneer dit strikt noodzakelijk is.
Wanneer je twijfelt of je gevoelige gegevens van een klant kan registreren, stel je jezelf steeds volgende vragen:

Is deze info relevant voor de verderzetting van het traject? Heeft deze informatie een meerwaarde voor de dienstverlening? Wat is het doel van deze informatie?

Gezondheidsgegevens

Je mag NOOIT letterlijk een diagnose of ziektebeeld noteren. Deze moet je vertalen naar relevante feiten voor de arbeidsbemiddeling.
Gezondheidsgegevens mogen enkel verzameld worden in de mate dat deze noodzakelijk zijn om te bepalen of een klant in staat is een bepaalde functie uit te oefenen / of de klant voldoet aan de eisen van gezondheid en veiligheid om een job uit te kunnen oefenen.

Dit heeft als gevolg dat er geen ziektebeelden of diagnoses, of informatie die direct of indirect terug te brengen is tot een diagnose, mogen verwerkt worden. Concreet betekent dit je als partnerbemiddelaar in functie van het doel, namelijk arbeidsbemiddeling, de vertaalslag maakt naar de impact op het de jobaspiratie. Dit kan voor iedere klant verschillend zijn.

Voorbeelden:

• Rugproblemen: “betrokkene kan belastend werk aan maar een volledige dag constant gewichten heffen is een probleem”.
• ASS (autisme spectrumstoornis): “betrokkene heeft nood aan een werkomgeving met weinig prikkels, dus geen openlandschapsbureau, en afgebakende communicatiekanalen. Hij heeft oog voor detail, is loyaal en werkt zeer nauwkeurig”. 

Strafrechtelijke gegevens

Strafrechtelijke gegevens mogen NOOIT verwerkt worden, ook niet als de klant aangeeft dat deze informatie in zijn/haar dossier mag komen.

Dit houdt ondermeer in: geschillen voor de rechtbank, misdrijven waarvan de persoon wordt verdacht, misdrijven waarvoor de persoon is veroordeeld, straffen die tegen hem zijn uitgesproken, voorlopige hechtenis, het al dan niet beschikken over een blanco uittreksel uit het centraal strafregister (=bewijs van goed gedrag en zeden), internering,…

Je mag ook nooit gegevens noteren die indirect verwijzen naar strafrechtelijke informatie. Voorbeelden:

• Naast het adres van de burger tussen haakjes (gevangenis) schrijven.
• “Klant heeft tijdelijk geen rijbewijs”

De correcte benaming voor wat we het bewijs van goed gedrag en zeden noemen is het ‘uittreksel uit het centraal strafregister’. Je mag niet aan de klant vragen om aan jou een uittreksel te bezorgen. Indien een jobaspiratie een uittreksel uit het centraal strafregister vereist, dan kan je als partnerbemiddelaar de klant hierover informeren. 

• Het nodig hebben van het bewijs kan je bespreken met de werkzoekende om de toelatingskansen tot de job in te schatten. 
• Het opvragen van het bewijs zelf dient te gebeuren door de werkgever.

Verzamelen en noteren van persoonsgegevens

Om de klant te beschermen mag je als partnerbemiddelaar persoonsgegevens slechts verwerken als aan drie voorwaarden is voldaan:

1. je verwerkt de gegevens met als doel om een kwaliteitsvolle arbeidsbemiddeling, begeleiding of opleiding aan te bieden
   en
2. je beperkt de gegevens tot degene die strikt noodzakelijk zijn
   en
3. de klant weet wat er wordt genoteerd, maar hoeft niet noodzakelijk akkoord te zijn met wat er staat genoteerd

Klant weet wat er wordt genoteerd

Een belangrijke voorwaarde om persoonsgegevens te mogen verwerken, is dat de klant weet wat er wordt genoteerd en welke gegevens over hem gebruikt worden. Dit betekent niet noodzakelijk dat de klant akkoord gaat met de inhoud. Je probeert gezamenlijk met de klant tot een gepaste formulering te komen. Lukt dat niet of gaat de klant niet akkoord, dan schrijf je jouw eigen visie op en noteer je ook dat de klant hiermee niet akkoord gaat.

Opgelet! De enige uitzondering hierop is agressief gedrag van een klant. Het gaat hier om een uitzonderlijke situatie die dan ook een uitzonderlijke regel verantwoordt. Het is toegelaten dit te noteren in het dossier op voorwaarde dat je er expliciet bij vermeldt dat de werkzoekende niet op de hoogte is van het feit dat dit genoteerd wordt.

Je noteert steeds in neutrale bewoordingen en geeft geen waardeoordeel. Enkel observaties die je als partnerbemiddelaar zelf hebt waargenomen of gegevens die uit jullie gesprek naar voor zijn gekomen mogen worden genoteerd. Je noteert dus niet wat je weet “van horen zeggen”.

Meer info nodig? Neem een kijkje op de extranet pagina van VDAB.