Administratie bij een BVS

In deze module wordt meermaals verwezen naar de handleiding om een BVS te registreren: Handleiding registreren van een beroepsverkennende stage (BVS) (vdab.be) Deze handleiding kan je op Extranet terugvinden.

Voor de start van de stage

☐ Maak de opleidingslijn (”oriënterende opleiding“), de stagelijn (“stage“) en de begeleidingslijn (”begeleiding tijdens stage”) aan in MLP ( -> zie handleiding VDAB)

☐ Vul bankrekeningnummer klant aan in MLP

☐ Stuur de ingevulde en ondertekende werkpostfiche door naar idpb@vdab.be (zie voorbeeldmail op Teams of GoogleDrive)

☐ Maak een opleidingsplan (zie Teams of GoogleDrive voor template)

☐ Stuur een mail naar de coachee en werkgever met daarin het stagecontract en de aanwezigheidslijst.

Bankrekeningnummer toevoegen in MLP:

Opmaak stageplan:

• Indien het louter een observatiestage is, moet je enkel Fase1 van het opleidingsplan invullen. Indien de coachee ook taken zal uitvoeren, dan moet ook fase 2 worden opgemaakt
• Het gaat hier over beroepsgerelateerde (en geen algemene) competenties
• Je kan via de competentiedatabank de competenties voor een bepaald jobdoel terugvinden. Zo kan je snel een opleidingsplan maken

Stagecontract en aanwezigheidslijst:

Deze kan je terugvinden in de (door jou aangemaakte) stagelijn in MLP.

Klik de stagelijn open en ga naar “bewerking kiezen”. Selecteer hier het gezochte document en klik op “afdrukken”.

• Tip: als je in MLP klikt op “afdrukken” en er verschijnt niks, dan moet je bovenaan even kijken of je browser de popup niet blokkeert. Dit is vaak een standaard instelling.

• Tip: Stuur een reeds door jou getekende versie van het contract door. Zo moet je bij de start van de stage niet zelf aanwezig zijn voor de ondertekening van de contracten.

Tijdens de stage

Tijdens de stage vinden er geen administratieve stappen plaats. Je kan eventueel wel al eens de coachee of de werkgever bellen en/of een evaluatiegesprek doen.

Op het einde van de stage

☐ Zet de lijnen in MLP op uitgevoerd (zie handleiding VDAB)

☐ Vul de begeleidingslijn tijdens stage aan met een woordje uitleg (zie handleiding VDAB)

☐ Geef de prestaties in o.b.v. de aanwezigheidslijst (zie handleiding VDAB). De coachee moet hiervoor de aanwezigheidslijst ingevuld en gehandtekend doorsturen

☐ Vul het opleidingsplan aan en laad dat op in MLP (Onder de map Begeleiding > Traject). De coachee hoeft dit niet te ondertekenen

☐ Laad het ondertekende (door de drie partijen) stagecontract op in DAS, met de benaming IKL-jjjjmmdd. Deze datum is gelijk aan de opstartdatum van de stage. Kies in DAS voor de map “Contract beroepsverkennende stage” in de mappen “soort bewijsstuk” en “type document”

☐ De documenten (aanwezigheidslijst, het stagecontract en de werkpostfiche) die in papier ondertekend zijn, moeten op papier bijgehouden worden

☐ Laad alle documenten op in je digitaal klantendossier (Sharepoint/Teams/Onedrive)

Opladen stagecontract in DAS:

Bijhouden van documenten op papier:

• Als een document op papier ondertekend is, dan moet het op papier bijgehouden worden. Is het document digitaal ondertekend, dan is dit niet nodig
• Obelisk voorziet hier een plek voor (indien je nog op het kantoor in Leuven aanwezig bent, kan je deze documenten opsturen)
• VDAB kan deze papieren opvragen
• Let op: er mogen geen verschillende wijzen van ondertekening gebruikt worden. Dus ofwel beiden op papier, ofwel beiden digitaal