Administratie bij het einde van het ORI2.0 traject

Om een ORI2.0 traject correct af te sluiten, dien je enkele administratieve registraties te doen. Enkel mits het tijdig en correct uitvoeren van de formele output, heeft Obelisk recht op de uitbetaling van de inspanningsvergoeding.

Samenvatting van de formele output bij het einde van een traject:

LET OP! Deze formele output moet volledig afgewerkt zijn binnen de 14 kalenderdagen na het laatste gesprek. Bij incorrecte, laattijdige of ontbrekende administratie zal VDAB niet overgaan tot uitbetaling van de IV!

LET OP! Indien de registratie uitblijft, wordt het traject automatisch afgesloten na 90 kalenderdagen. Zodra dit gebeurt kunnen we niet meer in het dossier. Hou bij een (uitzonderlijke) verlenging of start BVS, dus zeker ook deze deadline in de gaten.

LET OP! De POP moet getekend worden met eID-kaart of handmatig op papier. Een “getekende” handtekening in PDF is niet rechtsgeldig.

Vergeet zeker ook niet volgende zaken in orde te brengen:

☐ Het profiel en gewenste jobs in MLP aanpassen

☐ De status van het gesprek in de planningstool op “uitgevoerd” zetten en nakijken of het vakje “laatste gesprek” aangevinkt is. Eventuele vervolgafspraken die nog in de planningstool staan verwijderen.

☐ De link naar de eindevaluatie aan de coachee bezorgen. Gaat het om een niet-digitaal vaardige klant? Laat de klant het formulier invullen op jouw computer tijdens het laatste gesprek. Op deze manier worden de gegevens anoniem verwerkt.

☐ Alle documenten opladen op interne opslagplek (sharepoint/teams/onedrive)

Voorbeeld van een standaard mail voor het verzenden van de eindevaluatie:

Beste,

Jouw maatgerichte loopbaan(her)oriëntatie via VDAB loopt op zijn einde.
Graag vragen wij u om het evaluatieformulier in te vullen via volgende link: https://forms.gle/Qjb2cd8ZMvDotyP38

Door je ervaring te delen help je ons om onze dienstverlening te verbeteren waar nodig of net te behouden wat goed loopt.
Het invullen van dit formulier duurt ongeveer 10 minuten.
De resultaten worden anoniem verwerkt door het coördinatieteam en strikt vertrouwelijk behandeld.

Alvast heel erg bedankt.

Te bewaren documenten (digitaal klantendossier)

Voor alle geregistreerde ORI-trajecten moet kunnen aangetoond worden dat de deelnemers deze acties effectief hebben bijgewoond. Deze bewijzen worden verzameld in een klantendossier. De ORI-coach maakt een dossier op per deelnemer waarin alle relevante informatie en documenten met betrekking tot het traject van de deelnemer zijn opgenomen. De informatie in dit dossier is transparant voor de deelnemer.

Deze documenten zijn:

• De formele output. (Bijvoorbeeld: de POP; een afsprakenbundel – indien de klant geen opdracht in MLP kon afwerken; een stagecontract)
• Bewijsstukken met betrekking tot de niet-naleving van de verplichtingen voorwerkzoekenden door deelnemers en de opvolging daarvan door Obelisk. (Bijvoorbeeld: mailverkeer tussen jou en de deelnemer). Wanneer je projectcoördinatoren een oproepingsbrief voor een F2F gesprek per post naar de klant opsturen, bewaren ze de digitale versie hiervan ook in je klantendossier

Naamgeving klantendossier:
Voor iedere deelnemer maak je een map met het IKL-nummer gevolgd door de datum van het intakegesprek: IKL_JJJJMMDD
Deze naamgeving is dezelfde als de POP. Voor de andere documentatie gebruik je telkens het IKL-nummer gevolgd door de benaming van het document bv. ‘IKL_afwezigheidsattestJJJJMMDD’ of IKL_VerlengingJJJJMMDD.

Voor het intern archiveren van online documenten maakt Obelisk gebruik van SharePoint. Coaches die als freelancers voor ORI2.0 werken, maken hiervoor gebruik van Teams. Coaches van SBS die voor ORI2.0 werken, maken gebruik van GoogleDrive.

Een klantendossier kan opgevraagd worden ikv een kwalimon en/of een Controle TerPlaatse (CTP).