Wat is Sharepoint?

SharePoint is de belangrijkste serveromgeving van Microsoft en biedt tools voor het delen van documenten en gegevens tussen verschillende organisaties binnen het netwerk van een bedrijf. Doorgaans geïmplementeerd op het netwerk van een bedrijf als een reeks intranetsites, laat SharePoint verschillende afdelingen hun eigen beveiliging, werkgroepen, documenten en gegevens beheren.

Net als bij elke andere website is een SharePoint-site – of een individuele pagina binnen de site – toegankelijk via een URL die de gebruiker kan openen met een standaardwebbrowser.

SharePoint wordt meestal gebruikt voor het opslaan van versie-gecontroleerde documenten, zoals Word-documenten en Excel-werkbladen. Vroeger werd in veel omgevingen e-mail gebruikt om documenten heen en weer te sturen tussen gebruikers. Het potentieel voor het door elkaar halen van verschillende versies van hetzelfde document is aanzienlijk. Bovendien neemt het opslaan van meerdere kopieën van hetzelfde document veel schijfruimte in beslag. Omdat SharePoint een enkele bron biedt voor het opslaan, bekijken en bijwerken van documenten, zijn veel van deze problemen geëlimineerd.

En omdat SharePoint vrijwel elk type document gemakkelijk verwerkt, wordt het vaak gebruikt om verschillende soorten documentatie (bijvoorbeeld projecttekeningen, video’s, schema’s, foto’s en werkmappen) te consolideren en op te slaan die nodig zijn voor grote projecten waarbij meerdere teams moeten samenwerken .

Microsoft koos SharePoint als het platform voor Excel-publicaties vanwege de belangrijke functies die in SharePoint zijn ingebouwd, waaronder deze:

• Beveiliging: SharePoint ondersteunt gebruikers en groepen gebruikers. Aan gebruikers en groepen kan toegang verleend of geweigerd worden tot verschillende delen van een SharePoint-website, en aan aangewezen gebruikers kan toestemming worden verleend om de site toe te voegen, te verwijderen of te wijzigen.
• Versiebeheer: SharePoint houdt automatisch een versiegeschiedenis van objecten en gegevens bij. Wijzigingen kunnen op vrijwel elk moment worden teruggedraaid naar een eerdere staat. De mogelijkheid om wijzigingen ongedaan te maken kan worden verleend aan individuele gebruikers.
• Prullenbak: verwijderde gegevens en objecten worden in een “prullenbak” bewaard, zodat ze indien nodig kunnen worden hersteld. SharePoint ondersteunt een functie Ongedaan maken voor zijn gegevens.
• Waarschuwingen: gebruikers en groepen kunnen per e-mail worden gewaarschuwd wanneer een specifiek document in SharePoint wordt toegevoegd, verwijderd of gewijzigd. Als gebruikers de juiste machtigingen hebben gekregen, kunnen ze hun eigen waarschuwingen beheren.
• Onderhoud door eindgebruikers: SharePoint-sites zijn bedoeld om door hun gebruikers te worden onderhouden, zonder tussenkomst van IT-afdelingen. Hoewel SharePoint-pagina’s niet zo flexibel zijn als gewone webpagina’s, kan een SharePoint-ontwikkelaar functies van pagina’s toevoegen of verwijderen; lettertypen, koppen, kleuren en andere kenmerken van pagina’s wijzigen; subsites en lijsten maken; en vele andere onderhouds- en verbeteringstaken uitvoeren.
• Andere kenmerken: Elke SharePoint-site bevat een aantal functies, zoals een agenda, een takenlijst en aankondigingen die gebruikers kunnen uitschakelen of verwijderen.

De meeste IT-organisaties hebben al een SharePoint-omgeving geïmplementeerd, dus de organisatie waarvoor je gaat werken heeft waarschijnlijk al SharePoint op haar netwerk. Individuele gebruikers kunnen niet zomaar een SharePoint-site opstarten. Als je geïnteresseerd bent in het gebruik van SharePoint, neem dan contact op met uw IT-afdeling voor informatie over het verkrijgen van toegang tot een SharePoint-site.

Wat is nu eigenlijk het verschil tussen OneDrive en Sharepoint?