Het belang van gedeelde documenten en teams binnen een bedrijf

Vroeger

Laten we eerst even kijken wat eigenlijk het probleem was vroeger, toen files werden opgeslagen op de fileserver van een bedrijf, want er zijn natuurlijk veel manieren om documenten, spreadsheets en andere bestanden op te slaan en te delen met collega’s, klanten en leveranciers. De traditionele en nog altijd meest gebruikte methode is om gebruik te maken van een fileserver. Dat heeft een aantal voordelen, maar ook nadelen:

VOORDELEN

• Eenvoudig in gebruik: vrijwel alle gebruikers zijn vertrouwd met deze manier van bestanden opslaan (op extra “schijven” zoals de F- of G-schijf).
• Snel: zolang de gebruiker op het kantoornetwerk is ingelogd, verloopt het openen en opslaan van bestanden vlot.

NADELEN

• Lastig om bestanden van buiten het kantoornetwerk te kunnen benaderen.
• Niet mogelijk om bestanden te benaderen en te openen op smartphones en tablets.
• Na verloop van tijd ontstaat wildgroei; de mappenstructuur wordt steeds verder uitgebreid en daardoor ondoorzichtig. Het gevolg is dat het steeds lastiger wordt om de juiste mappen en bestanden te kunnen vinden.
• Geen versiebeheer op bestanden. Het gevolg is dat opvolgende versies van een bestand moeten worden opgeslagen onder verschillende namen wat het lastig maakt om te bepalen wat nu de meest recente versie van een bestand is.
• Tegelijkertijd werken aan hetzelfde bestand is niet mogelijk. Wanneer iemand een bestand geopend heeft, kunnen anderen het alleen lezen, niet bewerken.

Met de komst van Covid-19, werd het feit dat het lastig is om de fileserver van buiten het kantoornetwerk te benaderen, voor veel bedrijven en hun medewerkers een groot probleem.

Vroeger kopieerden medewerkers die regelmatig thuis of elders werkten, bestanden die zij nodig hadden van het netwerk naar de harde schijf van hun laptop of op een USB-stick. Ook werden vaak Cloud-opslagdiensten als Dropbox gebruikt om extern toegang tot bestanden te hebben.

Nog afgezien van de veiligheidsrisico’s dat allerlei bedrijfsinformatie rondzwerft op lokale schijven en USB-sticks, vergroot deze manier van werken de problemen met versiebeheer en het terugvinden van bestanden (“stond dit bestand nu al op het netwerk of heb ik het op mijn USB stick opgeslagen?”).

Zijn OneDrive en Sharepoint dan de oplossing?

Om de nadelen van het gebruik van een fileserver op te lossen, kun je gebruik maken van bijvoorbeeld OneDrive en SharePoint online van Microsoft. Beide producten zijn onderdeel van Office 365 en worden de laatste jaren veel toegepast. OneDrive en SharePoint zijn gebaseerd op dezelfde onderliggende technologie. OneDrive is vooral bedoeld voor opslag van persoonlijke documenten, de documenten die je gewend was op de harde schijf van je PC of op de home folder (vaak de H-schijf) op het bedrijfsnetwerk op te slaan. SharePoint is bedoeld voor gedeelde documenten.

Ten opzichte van een fileserver, bieden OneDrive en SharePoint veel voordelen. Maar er zijn ook nadelen.

VOORDELEN

• Bestanden zijn, via internet, overal toegankelijk.
• Je hebt de mogelijkheid om bestanden te synchroniseren naar de lokale harde schijf om ook zonder internettoegang te kunnen werken.
• Bestanden zijn op alle soorten devices te benaderen en te openen (PC, Mac, smartphones en tablets).
• Automatisch versiebeheer op bestanden.
• Het is mogelijk om tegelijkertijd met meerdere mensen aan hetzelfde bestand te werken.
• Delen van bestanden met collega’s en externe partijen is eenvoudig en veilig.

NADELEN

• Minder gemakkelijk in gebruik dan een fileserver. Veel gebruikers ervaren het gebruik van SharePoint als omslachtig.
• Enigszins trager dan een fileserver, omdat bestanden via de internetverbinding worden gedownload.
• Na verloop van tijd ontstaat wildgroei; de mappenstructuur wordt steeds verder uitgebreid en daardoor ondoorzichtig. Dit is niet wezenlijk anders dan bij gebruik van een fileserver.
• Inrichting en onderhoud van SharePoint is complex en vereist de nodige kennis.

Kortom: met OneDrive en SharePoint los je veel van de nadelen van een fileserver op maar het blijft lastig om, wanneer de mappenstructuur groeit en het aantal bestanden toeneemt, de juiste bestanden terug te vinden. En veel gebruikers vinden dat het allemaal wel wat eenvoudiger zou mogen werken.

Teams maakt samenwerken aan bestanden echt eenvoudiger

Teams biedt een heel andere manier van samenwerken aan bestanden dan we nu gewend zijn. Samengevat zijn er twee in het oog springende verschillen ten opzichte van hoe we nu werken.

1. Je mailt bestanden niet langer heen en weer met collega’s, maar gebruikt de Teams chat, gekoppeld aan het bestand, om te communiceren.
2. Je slaat je bestanden niet meer op in een mappenstructuur, maar plaatst ze in het kanaal waarin je met je collega’s aan de bestanden werkt.

Even een technisch puntje. De technologie achter het werken met bestanden in Teams is gebaseerd op SharePoint. Je kunt, als je dat zou willen, je bestanden ook altijd vanuit SharePoint openen en gebruik maken van alle mogelijkheden die SharePoint biedt.