OUTLOOK_FR – Filtres et règles automatiques
Avec des règles, vous pouvez vous assurer que les messages électroniques sont automatiquement déplacés vers un dossier spécifique, marqués, catalogués et répondus ou même qu’un son soit joué. Ils vous aident à garder votre boîte aux lettres propre et bien rangée.
- Commencez simplement, avec de petites règles.
- N’ajoutez pas trop de règles car elles peuvent interférer les unes avec les autres.
- Évaluez régulièrement vos règles et ajustez-les si nécessaire.
Créer une règle à partir d’un e-mail existant
Créer une règle avec l’Assistant Gestion des messages
Supprimer une règle
Exécuter les règles manuellement
L’une des règles les plus courantes est celle qui vous permet de déplacer un élément d’un expéditeur spécifique ou un élément avec des mots spécifiques dans la ligne d’objet vers un autre dossier. Vous pouvez créer cette règle à partir de l’e-mail reçu lui-même.
Créer une règle à partir d’un e-mail
Dans notre exemple, nous allons nous assurer que les e-mails entrants de Bart sont automatiquement déplacés vers un dossier BART. Nous partons d’un e-mail de Bart.
Cliquez avec le bouton droit sur un message dans votre boîte aux lettres ou dans un autre dossier de messagerie et sélectionnez ‘Règles‘ > ‘Créer une règle…’.
Choisissez ensuite ce que vous voulez faire.
Dans notre exemple, nous choisissons ‘De Bart Simpson‘, puis ‘Déplacer l’élément vers le dossier :‘.
Ensuite, sélectionnez le dossier dans lequel les e-mails doivent être déplacés ou créons un nouveau dossier, comme dans notre exemple (BART).
Cliquez sur ‘OK‘ pour enregistrer vos sélections.
Une nouvelle fenêtre apparaîtra, vous informant que la création de la règle a réussi. Si vous souhaitez déplacer les e-mails déjà existants (dans notre cas de Bart), vous devez cocher la case ‘Exécuter cette règle maintenant sur les messages qui se trouvent déjà dans le dossier actif‘.
Tous les e-mails existants de Bart (4, dont 3 non-lus) seront déplacés et tous les nouveaux e-mails de Bart seront automatiquement ajoutés au bon dossier.
Créer une règle avec l’Assistant Gestion des messages
Il y a 3 types de règles que vous pouvez créer avec l’assistant de règles.
- Rester organisé: ces règles vous aident à filtrer, classer et suivre les messages.
- Rester à jour: si une publication répond aux critères que vous avez créés, vous en serez rappelé(e).
- Règles personnalisées: il s’agit de règles qui ne sont pas créées à partir d’un modèle.
Il existe de nombreuses options que vous pouvez définir et éventuellement modifier après création.
1: Nouvelle règle
Sélectionnez ‘Fichier‘ > ‘Gérer les règles et les alertes‘ pour ouvrir la boîte de dialogue ‘Règles et alertes‘.
Dans l’onglet ‘Règles du courrier‘, sélectionnez l’option ‘Nouvelle règle…‘.
- Sélectionnez l’un des modèles à l’étape 1
OU
commencez avec une règle vide: Sélectionnez ‘Appliquer la règle aux messages que je reçois‘ ou ‘Appliquer la règle aux messages que j’envoie’.
- Dans l’étape 2 ‘Modifier la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée)‘ vous pourrez spécifier les paramètres. Quand vous commencez avec une règle vierge, aucun paramètre y est ajouté.
- Cliquez sur Suivant.
2: Les conditions
Dans la fenêtre ‘Assistant gestion des messages‘ qui s’ouvre après, vous pouvez ajouter des conditions à votre règle. Par exemple, vous pouvez sélectionner les messages envoyés par une personne spécifique avec des mots spécifiques dans le corps de l’objet ou du message.
- À l’étape 1 : cochez une ou plusieurs cases de conditions. Pour chaque condition que vous avez cochée, les paramètres seront à définir dans étape 2.
- À l’étape 2: Modifiez les paramètres. Cliquez sur les conditions soulignées pour entrer les valeurs spécifiques.
- Cliquez sur ‘Suivant‘.
3: Les actions
Dans la fenêtre suivante de l’Assistant Gestion des messages, vous pouvez définir les actions qui doivent être appliquées aux messages. Par exemple, vous pouvez marquer des publications pour le suivi et marquer une publication comme importante.
- À l’étape 1: Sélectionnez une ou plusieurs cases de conditions. Chaque action que vous avez cochée apparaîtra sous étape 2.
- À l’étape 2: entrez les paramètres des règles. Cliquez sur les actions soulignées que vous venez d’ajouter, entrez les valeurs et cliquez ensuite sur ‘OK‘ et ‘Suivant‘.
4: Les exceptions
Dans la prochaine étape de l’Assistant Gestion des messages, vous pouvez ajouter des exceptions à la règle.
Par exemple, vous pouvez vérifier à moins qu’ils ne soient marqués comme important, pour vous assurer que tous les messages marqués avec un niveau d’urgence spécifique sont traités d’une autre façon.
- À l’étape 1: Cochez une ou plusieurs cases de conditions.
- Étape 2: Modifier la description de la règle. Cliquez sur les exceptions soulignées que vous venez d’ajouter. Cliquez sur ‘Suivant‘.
5: Terminer la configuration de la règle
- Finalement vous pouvez saisir un nom pour votre règle.
- Si vous souhaitez appliquer cette règle aux messages déjà présents dans votre boîte de réception, cochez la case ‘Exécuter cette règle sur les messages déjà dans VotreBoîteMail‘.
- Activer cette règle est activée par défaut. Si vous ne voulez pas que la règle soit cochée pour le moment, vous pouvez décocher la case.
- Cliquez sur ‘Terminer’ pour sauvegarder la règle.
ATTENTION : certaines règles ne fonctionnent que si vous utilisez l’application Outlook Desktop.
Supprimer une règle
Vous pouvez supprimer une règle dès que vous n’en avez plus besoin.
- Dans l’onglet Fichier, choisissez l’option Gérer les règles et les alertes.
- Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sur l’onglet Règles du courrier, choisissez la règle que vous souhaitez supprimer.
- Choisissez ‘Supprimer‘ > OUI.
Exécuter les règles manuellement
Vous pouvez exécuter manuellement une ou plusieurs règles.
- Dans l’onglet Fichier, choisissez Gérer les règles et les alertes et dans l’onglet Règles du courrier, choisissez Exécuter les règles….
- Dans la zone Exécuter les règles, cochez la case des règles que vous souhaitez exécuter.
- Si vous souhaitez sélectionner un autre dossier, dans la zone Exécuter dans le dossier, choisissez Parcourir et choisissez le dossier sur lequel vous voulez appliquer la règle. Cliquez sur OK.
Cochez la case Inclure les sous-dossiers pour inclure tous les dossiers sous le dossier que vous avez choisi. - Dans la liste Appliquer les règles à, acceptez le paramètre par défaut Tous les messages ou modifiez-le en messages lus ou non lus.
- Choisissez Exécuter.
