OUTLOOK_FR – bonne gestion du calendrier

Au bas de notre fenêtre Outlook, nous avons également accès à notre calendrier.

Mes calendriers

Voici les calendriers que vous possédez et sur lesquels vous avez des droits. Vous verrez ici les calendriers de vos différents comptes.

Dans la fenêtre de droite, le(s) calendrier(s) que vous avez coché(s) y sera/seront ouvert.

Vous avez la possibilité d’afficher votre agenda ici avec seulement un jour visible, la semaine de travail visible, la semaine complète avec week-end ou tout le mois.

Créer un nouveau calendrier

Allez dans l’onglet ‘Accueil‘ > groupe ‘Gérer les calendriers‘ > ‘Ajouter un calendrier‘.

Ici, vous avez la possibilité de créer un agenda à partir de:

Votre carnet d’adresses: votre carnet d’adresses s’ouvre et vous pouvez sélectionner et ajouter l’agenda d’un de vos collègues. Les agendas se retrouveront dans vos ‘Calendriers partagés‘.
Vous pouvez également ajouter le groupe (Simpsons).

• La liste des salles…: listes disponibles de ‘Salles’
• Depuis Internet: saisissez l’URL du calendrier (en ligne) que vous souhaitez retrouver dans votre Outlook.

Si vous ajoutez un rendez-vous au calendrier dans Google, il sera également ajouté dans votre calendrier Outlook. La synchronisation se fait automatiquement.

• Nouveau calendrier vide: vous permet de nommer le calendrier. Celui-ci sera alors créé sous ‘Mes calendriers‘.
• Ouvrir le calendrier partagé: saisissez le nom d’un collègue et ouvrez son calendrier sous ‘Calendriers partagés’.

Du courrier vers le calendrier

Il arrive parfois qu’un e-mail soit antérieur à la date d’exécution réelle et que vous souhaitiez être rappelé de certains détails ou accords. Quelle est votre meilleure approche ?

Par exemple, j’ai ici un e-mail concernant une réunion à l’été 2022…

Très simple. Il est possible de faire glisser le courrier directement sur l’icône du calendrier, puis de l’enregistrer à une date précise dans le futur.

Mode Superposition

Il est possible dans Outlook d’ouvrir plusieurs calendriers et de les superposer pour afficher les disponibilités des différents calendriers.

Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la barre colorée avec le nom de l’agenda et choisissez ‘Superposition‘.

Les 2 agendas fusionnent. Pour les revoir séparément, cliquez sur la flêche à côté du calendrier auquel vous avez appliqué la superposition.

Couleurs et categories