Enkelvoudig verzoek (Agendabeheer)
Jouw agenda (Kalender) in Synergy staat in beide richtingen gesynchroniseerd met jouw Outlook agenda. Plan je iets in in Outlook, verschijnt het een seconde later ook in je Synergy agenda. Af en toe komt het wel voor dat een venijnige bug zijn intrede doet dus we vragen je om regelmatig de agenda’s te checken of deze overeenkomen met elkaar. Indien niet, één adres: hello@kompose.be
In de agenda van Synergy ga je twee verschillende types verzoeken tegenkomen:
Interne agendaplanning: Wanneer dit type gekoppeld is aan je agenda item (verzoek) wil dit zeggen dat het verzoek afkomstig (en dus geboekt) is vanuit Outlook. Dit type gebruiken we niet om te plannen in Synergy. Dit type agenda item heeft een gele kleur in de Synergy kalender.
UP (UrenPlanning): Wanneer dit type gekoppeld is aan je agenda item (verzoek) wil dit zeggen dat het verzoek geboekt is vanuit Synergy. Dit type gebruiken we wel om te plannen in Synergy. Dit type agenda item heeft een paarse kleur in de Synergy kalender.
Om te plannen in Synergy gebruik je steeds het type UP (Urenplanning). Bij het plannen zijn er een aantal velden die dienen ingevuld te worden.
- Omschrijving: Hier typ je het onderwerp van jouw agenda item voorafgegaan door je initialen
- Project: via vergrootglas icoontje selecteer je het juiste project
- Klant: komt automatisch mee met het project
- Medewerker: staat automatisch ingevuld bij een enkelvoudig verzoek
- Activity: geef de juiste activiteit mee (onder de afbeelding kan je een lijst vinden met de activiteiten die je kan gebruiken per project)
- Planned start date: geef de datum in waarop je wil inplannen
- Planned start time en planned duration: geef het startuur in en geef daarna rechts de geplande duurtijd mee, druk op enter of tab en het systeem berekent de eindtijd
Om vlot te kunnen bepalen welke activiteit (Activity, nummer 5 in de afbeelding hierboven) kan gebruikt worden per project, rekening houdend met je functie, kan je via volgende link een overzicht bekijken: Synergy | Activiteiten per project.
In onderstaande video wordt het gebruik van het enkelvoudig verzoek stap voor stap uitgelegd: